Standardizzazione del lavoro di project management - Ayesa Advanced Technologies

Sfida

Ayesa vuole gestire i progetti come pacchetti di lavoro, e ogni pacchetto di lavoro ha requisiti e deliverable associati.

Aspettative

• Standardizzazione della gestione del progetto con un solo strumento
• Dettaglio tecnico: controllo e gestione dei deliverable, degli elementi contrattuali, dei compiti, dei costi, del tempo trascorso in un unico strumento
• Gestione della capacità: migliorare la flessibilità delle risorse
• Gerarchia delle risorse sotto controllo attraverso la gestione dei ruoli
• Migliorare la produttività e il margine di costo
• Standardizzazione delle procedure

Requisiti

• Lo strumento deve consentire diversi tipi di progetto e di attività
• Integrazione con altri software aziendali (SAP, BPC)
• Gestione delle risorse e delle competenze
• Lavoro svolto da ciascun dipendente (incluso il tipo di lavoro e la categoria)
• Documentazione contrattuale del progetto e relazione con il lavoro e i dipendenti
• Segnalazione del lavoro svolto, in sospeso e in corso
• Segnalazione del lavoro svolto in tempo
• Gestione della capacità
• Tempo stimato, trascorso e fatturato

Soluzione

Preparazione

Prima dell'implementazione, è stata effettuata una fase pilota in cui sono stati definiti i requisiti di base, che sono stati incorporati nell'ambiente Easy8 e poi presentati alla direzione dell'azienda. L'approvazione è stata seguita da un'implementazione dettagliata, in cui hanno partecipato attivamente gli utenti chiave dell'applicazione del dipartimento dell'ufficio del progetto. È stata eseguita una prova con 11 progetti nel 2019.

Impostazioni

Nel primo passaggio, è stata definita una struttura dettagliata dei progetti insieme a tutti i tipi di utenti e ai parametri delle pagine personali degli utenti. Sono stati creati modelli di progetto, quindi è possibile creare progetti con parametri standardizzati.

Soluzione server / Soluzione cloud

AYESA ha selezionato la soluzione cloud. Abbiamo configurato l'ambiente di sistema su un cloud temporaneo e poi abbiamo migrato nell'ambiente cloud finale. Per supportare un numero maggiore di utenti e un uso intensivo dello strumento, AYESA è passata dal cloud pubblico al cloud privato.

Formazione

Abbiamo formato gli utenti chiave e gli amministratori durante l'implementazione e gli altri utenti dell'applicazione in blocchi tematici completi.

Test

Il cliente utilizza un ambiente di test con dati reali, che consente di testare nuovi requisiti e funzioni prima della distribuzione nell'ambiente di produzione. La prova di 11 progetti è stata molto importante per completare il test e procedere con la distribuzione.

Valutazione

Obiettivi e vantaggi

• L'implementazione di Easy8 ha implicato:
• Supporto alla metodologia di lavoro di AYESA
• Un database tecnico comune e aziendale
• Standardizzazione dello strumento di gestione del progetto
• Monitoraggio dettagliato del carico di lavoro: pianificazione, deliverable e lavori richiesti
• Controllo delle attività dei dipendenti (lavoro svolto, dediche...)

Le funzioni più utilizzate

1. Gantt del progetto: tutto il team utilizza il Gantt per vedere il piano e aggiornare i compiti.
2. Tempo trascorso: qui possiamo controllare il tempo trascorso del team e dei gruppi.
3. Gestione delle risorse: per controllare il carico di lavoro dei membri del team.

Come lo vede il cliente

"ERM ci dà una visibilità aggiuntiva del carico di lavoro e della capacità per dipartimenti e aree che non abbiamo mai avuto prima."

Carmen Clavijo de la Corte
Responsabile produzione
Ayesa Air Control

"ERM è lo strumento perfetto per avere un progetto ben organizzato, consentendo a ciascun membro del team di sapere cosa deve fare in ogni momento e al Project Manager di controllare la pianificazione."

Alfonso Moresco Juliá
Project Manager
Ayesa Advanced Tech.